Komoly büntetésre számíthatunk az APEH-től, ha egy tavalyi jogszabály-módosítás miatt kötelezővé vált pénzkezelési szabályzat elkészítését cégtulajdonosként elmulasztjuk. Az APEH a jövőben kiemelt figyelmet szentel ezen dokumentáció meglétének ellenőrzésére, ezért tekintsük át röviden, hogy mi is az a pénzkezelési szabályzat, és milyen fontosabb tartalmi követelményeket kell betartanunk elkészítése során.
A pénzkezelési szabályzatot (PK) a számviteli politika keretében minden, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban Sztv.) hatálya alá tartozó gazdálkodónak már korábban is el kellett készítenie, de csak egy 2006 őszi törvénymódosítás fejti ki részletesen, hogy pontosan mely kérdéseket is kell a szabályzatban a gazdálkodónak saját magára nézve kötelezően előírnia. A PK készítését előíró, 2007. január 1-jén hatályba lépett rendelkezések ugyanúgy vonatkoznak a nagyszámú alkalmazottat foglalkoztató gazdasági társaságokra, mint például a családi vállalkozásokra. Elmondható, hogy a pénzforgalom átláthatósága, biztonságos lebonyolítása közvetlen összefüggésben van a pénzforgalom nagyságával, az abban érintett szervezeti és személyi struktúra szabályozottságával.
Kötelező tartalmi elemek
A PK-ban rendelkezni kell legalább a – bankszámlán és a készpénzben történő – pénzforgalom lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, és a felelősségi szabályairól is. A gazdálkodóknak rendelkezni kell továbbá a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről, valamint a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.
A törvény rendelkezik tehát a kötelező tartalmi elemekről, de a szabályzat tartalma nagymértékben függhet a cég méretétől, illetve a vállalkozás formájától, tevékenységi körétől. A törvény a gazdálkodóra bízza például, hogy a készpénzforgalom bizonylatolására milyen számviteli bizonylatokat alkalmaz, és nincs kötelező előírás a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok használatára.
A PK utólag történő elkészítése ellentétes az Sztv. előírásaival. A készpénzállományt érintő pénzmozgások nyilvántartásának folyamatos, naprakész vezetése az ügyvezető – vagy ügyvezető hányában a függetlenített pénztáros -, a tulajdonos feladata. Az átláthatóság miatt nem szabályos az, ha az ügyvezető helyett például a könyvelőiroda havonta utólag készíti el a PK-t, ugyanis ebben az esetben a pénzkezelő helyen nincs naprakész nyilvántartás vezetve, és így nem biztosítottak a pénzkezelés szabályszerű ellenőrzésének feltételei.
Házipénztár
Fontos kérdés PK-val kapcsolatban a házipénztár kezelése is. A házipénztárt úgy kell kialakítani, hogy a pénzmegőrzés és a pénztárolás az előírt biztonsági követelményeknek megfeleljen. A pénztáros (ügyvezető) a készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket házipénztárban köteles kezelni. Ha a házipénztárkeret és a forgalom jelentős, úgy a pénztárat külön helyiségben kell elhelyezni, de előírás lehet az is, hogy a pénztárban lévő készpénzt páncélszekrényben szükséges tárolni. Sokszor szükséges rendelkezni arról is, hogy a készpénzt kik, hogyan és – bizonyos összeghatár felett – hányan szállíthatják a kifizetőhelyre.
Akár másfél milliós bírság
És lássuk mi történik, ha nem készítjük el a PK-t, és vállalkozásunk ezen hiányossága egy vizsgálat során napvilágra kerül. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art.) értelmében az adózó a PK-ra vonatkozó rendelkezések megsértése esetén 500.000 Ft-ig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, és a bírság megállapításával egyidejűleg az adóhatóság az adózót a PK elkészítésére szólíthatja fel határidő kitűzésével. Ha a teljesítésre kötelezően előírt határidőt az adózó elmulasztotta, az adóhatóság a korábban kiszabott bírság kétszeresét szabja ki újabb határidő megadásával. Az ismételt mulasztás esetén sajnos a hatóság nem is mérlegelheti a bírság kiszabandó összegét, szemben az első alkalommal, amikor még jogosult figyelembe venni a mulasztás súlyát.
A fentiek alapján tehát nemcsak érdemes, de kötelező figyelmet szentelni vállalkozásunk pénzkezelési szabályzatának: készítsük el azt, illetve vizsgáljuk meg a korábbi szabályzatot, hogy az maradéktalanul megfelel-e a jogszabályi követelményeknek. Ne felejtsük el, hogy a szabályzat bizonyos fokú biztonságot is nyújthat a vállalkozások tulajdonosainak, hiszen segítségével átláthatóvá válnak cégük pénzmozgásai.
Hozzászólások